根据《党政机关公文处理工作条例》《中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步精简会议和文件的意见》《湖南省教育厅中共湖南省委教育工委工作规则》等文件要求，结合学院实际，制定本制度。
第一条 规范化办公是指组织办文、办会、办事过程及形式的制度化、标准化、程序化。
规范化办公要坚持依法依规、高效廉洁、节约资源的原则。
第二条 学院办公室是规范化办公的职能管理部门，负责全院规范化办公的组织、管理、指导、督促、考评。二级学院、教学部、院属各单位配备办公室主任（兼）、综合员，处室配备综合员，具体落实规范化办公的有关事项。
第三条 规范化办公的基本规则：
（一）逐级管理与按程序办事。凡不符合逐级管理与按程序办事原则所办的事项，不签字，不办理。重大事项需经院党委会或院长办公会讨论决策，开会前应以文字形式通过学院办公室转呈有关院领导，院领导批签后才能列入会议议程。呈报件必须提供事实依据或可行性论证。文件会签与批阅必须遵循有关办文程序。
（二）维护学院决策的权威性和指挥的有效性。凡形成组织决定的，必须认真执行，并及时反馈执行情况。不执行或消极执行或执行走样的，追查责任，并按有关规定处罚。
（三）坚持督查督办制度。学院办公室负责全院重大事项执行情况的督查督办，职能部门对所分管工作负责督查督办。凡列入督查督办的重大事项，必须做到查有依据，督有目的，办有专人，催有着落，结有回音。
（四 )严肃报告答复制度。凡涉及学院职能部门的事项，有关职能部门必须在3天内予以答复或解决；凡涉及全院性紧急事项，院领导即收即批；凡涉及全院性重大事项、一般事项，院领导分别在3个工作日、5个工作日内予以答复或解决。无故拖延而不解决或不作答复者，应追究相关责任人的责任。
（五）统一对外联络口径。院属各单位对外联系公务应按事务性质，通过相应的学院职能部门进行；相应的职能部门应分别不同情况确定处理；职能部门对外联系公务应报告分管院领导同意后进行。学院办公室统筹协调。
（六）确保正常的办公秩序。教职工中所有坐班人员必须按时上下班，专任教师必须按照课程表按时到达课堂授课，按照有关要求参加相关活动。所有教职工有事必须提前请假并及时销假。上班时间不准做与工作无关的事情。保持办公环境卫生。办公人员着装整洁、美观、大方。
第四条 会议组织与管理。
本制度所称“会议”，主要指全院性议事决策、工作部署、情况通报、工作汇报、经验交流等会议，还包括需要多个部门协助的工作小组（领导小组）会议、学术性会议、培训性会议、职称（课题）评审会等专题会议，不包括部门（单位）例会、座谈会、调研会、党支部组织生活会等。
（一）会议组织
1.党委（扩大）会、书记办公会、院长办公会、工作汇报会、经验交流会等会议由党政办公室负责组织。党委民主生活会由组织人事处负责组织。党委中心组学习由宣传统战部负责组织。
2.院长专题工作会按照“谁主管、谁牵头、谁组织”的原则实施。一般由分管院领导召集和主持，院长依据议题酌情参加，研究讨论事项所属职能部门牵头、党政办公室协助组织。
3.教职工代表大会和工会会员代表大会、学生代表大会、团员代表大会等会议，分别由院工会办公室、学生工作处（学生工作部）、院团委等相关部门负责组织。
4.党员大会、党员代表大会、党总支书记会、中层干部会议、开学工作大会、教师节（七一）庆祝表彰大会等由组织人事处牵头、党政办公室协助组织。
5.开学（毕业）典礼等由学生工作处（学生工作部）牵头、党政办公室协助组织。
6.二级学院院长工作会议由教务处负责组织。
7.职能部门业务工作会议、二级学院党政联席会议、学术组织研讨会议、专项工作领导小组（工作小组）会议，由相应部门（单位、组织）负责组织。
（二）会议管理
1.本制度所称“会议”必须经院领导审批同意后方可召开。
2.会议室、会议时间的安排由学院办公室统筹，实行申请报批（备案）制。会议组织部门申报，先申报先安排。
3、会议召集与主持、会议议题、议事规则、决策程序、纪律与监督等事项，按以下方法执行：党委（扩大）会、院长办公会、书记办公会以及由分管院领导召集的多个部门参加的重要会议，按《学院党委日常工作制度》《院长工作制度》有关规定执行；二级学院党政联席会议按《二级学院党政联席会议制度》执行；其他会议由负责组织（牵头）的部门（单位、组织）按照相关规定执行。
4.会议通知制发、会议考勤、会议服务、会议记录（纪要）、会议新闻报道、会议资料归档等会务工作，按照“谁组织、谁负责”的原则执行。联合组织的会议，牵头部门负责会务工作；多个分管院领导或多个部门参加的会议通知，可以由学院办公室制发。
5、会议纪要是权威性的正式行政公文。原则上只有党委会、院长办公会编发会议纪要，由党政办公室起草、会议召集（主持）人签发。其他重要会议经学院主要领导同意后可以编发会议纪要，由会议记录者起草、会议召集（主持）人签发。一般会议不编发会议纪要，可编发会议情况通报。
第五条 公文管理。以学院名义制发的公文是学院依法治校、依法治教和进行日常管理的重要工具。学院办公室是公文管理的日常机构。公文的拟写、收发、催办、立卷、归档等程序与规则，另行制定《公文管理办法》并遵照执行。
第六条 印信管理。学院印信主要包括学院公章、院领导公务私章、内设机构印章、学院介绍信等。学院党政办公室是印信管理部门。印信的刻制、使用、保管等，另行制定《印信管理办法》并遵照执行。
第七条 办公信息化平台管理。办公信息化平台（OA系统）是规范化办公的重要载体和手段。学院办公室负责平台的建设、维护、管理及应用培训。各级管理者要充分发挥平台的作用，养成网上办公的习惯。
第八条 大型活动组织与管理。大型活动是指以学院名义主办或承办的文体、娱乐及集会活动。大型活动实行“谁牵头、谁组织、谁负责”的原则。牵头部门（单位）是活动主体责任部门；保卫处（武装部）是活动安全监督管理部门；学院办公室是活动的协调部门。大型活动的具体程序、要求，严格按照经批准的活动实施方案执行。
第九条 文字材料管理。会议纪要、综合性汇报材料、书记院长综合性重要会议讲话稿、重要公文、无业务归属的重要制度以及书记院长直接布置的文字材料，由学院办公室负责起草、修改；专项（专题）工作汇报材料、书记院长专题工作会议讲话、有业务归属的公文与制度（合同）、新闻报道、可行性报告、调查报告、工作方案等，由工作（业务）归属的职能部门或牵头部门（单位）负责起草、修改；大型活动院领导致辞、答谢辞、讲话、主持辞、工作方案、总结、新闻通稿等，由承办或牵头部门（单位）负责起草、修改，相关院领导审定。
第十条 信息报送管理。信息报送管理的范围包括学院根据工作需求或上级要求上报的相关数据、文字材料、图片等。信息报送的基本流程是：上报信息内容的归口职能部门具体负责信息的采集、整理、筛选和加工，学院办公室负责文字把关修改，分管院领导指导审核，重要信息由学院主要领导审定，盖章后由归口职能部门报送上级相关部门。
第十一条 通讯管理。院内固定办公电话的新增、移装、维护、话费核实及根据工作需要的个人话费补助，由学院办公室统一管理。办公电话费实行费用限额包干，节余不留用。个人话费补助依照有关文件精神执行。
第十二条 档案管理、信访管理、值班管理、公务接待管理，分别按照学院《档案管理制度》《信访管理制度》《值班管理制度》《公务接待管理制度》执行。
第十三条 本制度由学院党政办公室负责解释。
第十四条 本制度自颁布之日起实施。